Hoewel de uitbesteding in het begin goed functioneerde, kwamen er na verloop van tijd steeds meer tekortkomingen aan het licht. Nicolaas Sevenster, partner van Box Consultants, licht dit toe: “Wat ons steeds meer begon te storen, was dat het beheer reactief van opzet was. Men kwam pas in actie als er problemen waren - en niet eerder. Ook begon de software te verouderen, zonder dat onze externe beheerder voorstellen deed om hier een oplossing voor te vinden.” Box Consultants begon zich meer en meer te realiseren dat deze aanpak niet meer voldeed en dat de tijd rijp was voor een nieuwe partner.

Oplossing

Tijdens de zoektocht naar een nieuwe partner kwam Box Consultants onder meer met ICT-dienstverlener Winvision in contact. Na met diverse partijen gesproken te hebben, is uiteindelijk voor Winvision gekozen. “Wat ons aansprak was dat Winvision meteen al voorstelde om een aantal vernieuwingen door te voeren. Ook viel het ons op dat ze een eigen visie op beheer uitdroegen, die duidelijk een ander geluid vertegenwoordigde. Daarnaast is Winvision met zijn ongeveer tachtig medewerkers nog klein genoeg om flexibel te zijn en snel te kunnen reageren op onze wensen, in plaats van dat wij een compleet dienstenpakket moeten ‘slikken’. Kortom, drie punten die bij ons de doorslag gaven om met deze partner in zee te gaan.”

Winvision heeft de bestaande situatie doorgelicht en op grond daarvan geadviseerd de hele omgeving opnieuw op te zetten, inclusief de nieuwste versies van alle software, en deze nieuwe omgeving volgens het Winvision Managed Services (WMS) model aan te bieden. Dat wil zeggen dat alle applicaties van Box Consultants in het datacentrum van Winvision draaien en dat de Box-medewerkers op de verschillende vestigingen deze applicaties via thin-clients en een virtueel privénetwerk (VPN) benaderen. Omdat het hier een financiële dienstverlener betreft, is uiteraard de grootste aandacht besteed aan de beveiliging van deze verbindingen.

Werkwijze

Winvision is begonnen met het opbouwen van de nieuwe omgeving binnen zijn eigen datacentrum. Deze operatie nam ongeveer zes weken in beslag. Naast het installeren van Microsoft Office, Exchange en andere standaardapplicaties ging er de nodige tijd zitten in het overzetten van alle data, mails en archieven van Box Consultants. Als financiële dienstverlener is Box Consultants verplicht om contracten met klanten en bijbehorende e-mailconversaties gedurende bij wet vastgelegde termijnen te bewaren. En passant heeft Winvision ook de hosting en het beheer van de publieke website van Box Consultants overgenomen, deze draait inmiddels in het Amsterdamse datacentrum van Winvision.