Voor een kennisintensieve organisatie als de Dienst Ruimtelijke Ordening (DRO) van de gemeente Amsterdam is het optimaal beheren en ontsluiten van alle beschikbare
informatie van cruciaal belang. Het foutloos delen van die informatie is dan ook een belangrijke succesfactor voor de organisatie. Vandaar dat DRO enige jaren geleden op zoek is gegaan naar een portaaloplossing die een forse stimulans zou kunnen geven aan de effectiviteit en de efficiency van de bedrijfsvoering. Winvision heeft daarbij een belangrijke rol gespeeld door ondersteuning te bieden bij de implementatie van Microsoft SharePoint (MOSS2007).
Oplossing
Er is in samenspraak met een werkgroep van gebruikers een business case en een ontwerp opgesteld, inclusief een beschrijving van alle eisen en wensen. Uiteindelijk is de keuze gevallen op een portaaloplossing omdat daarmee alle beschikbare informatie met één druk op de knop te benaderen is. Vervolgens is gekeken naar welke bruikbare producten beschikbaar waren op de markt. Daarbij viel de keuze op Microsoft SharePoint 2003. Eind 2006 kwam de betaversie van SharePoint 2007 op de markt en heeft DRO de keus gemaakt over te stappen naar deze nieuwe versie. Belangrijk punt bij de keuze van de oplossing was het gegeven dat veel medewerkers al gewend zijn aan Microsoft-producten en de daarbij behorende user interfaces.
Werkwijze
DRO heeft Winvision gevraagd een aantal belangrijke activiteiten uit te voeren, zoals het bieden van ondersteuning bij het inrichten van de benodigde infrastructuur en het opzetten van het portaal op zowel technisch als functioneel niveau. Daarbij was er sprake van een uitvoerige testfase in nauwe samenwerking met de gebruikers. Oorspronkelijk wilde DRO daarbij aan de slag gaan met blanco projectdossiers. Maar al gauw bleek dat de inhoudelijk professionals ook wilden beschikken over de huidige projectinformatie van de file-share, maar liefst 800.000 documenten. Om dat te realiseren ondersteunt Winvision DRO bij wat genoemd wordt de digitale verhuizing. Daarbij worden alle vervuilingen opgeschoond en kunnen DRO medewerkers aangeven welke documenten voor hen echt relevant zijn. Vervolgens wordt de opgeschoonde map overgezet naar de nieuwe portaalomgeving, waarna elke medewerker de volgende ochtend een scholingsworkshop krijgt met zijn eigen dossiers als uitgangsmateriaal. Begin 2009 moet die digitale verhuizing volledig zijn afgerond. Elke medewerker beschikt straks over een eigen werkcockpit, met drie tabbladen: intranet, projectomgeving en persoonlijke omgeving. Voor elk nieuw project kan een medewerker gebruikmaken van een door Winvision gebouwd digitaal formulier.
DRO verwacht veel van de inspanningen en ondersteuning van Winvision: meer openheid van informatie en organisatiebreed een beter inzicht in wat er binnen DRO speelt. In de toekomst moet dit alles gaan leiden tot één ingang tot alle informatie op maat. Een nieuwe functionaliteit daarbij is bijvoorbeeld de introductie van wiki’s in de SharePoint-omgeving. En straks moet het ook mogelijk zijn projectnummers te laten fungeren als basis voor het koppelen van verschillende administraties.
Daarnaast moet het portaal ook gedeeltelijk toegankelijk worden voor de buitenwereld en kunnen sommige documenten gepubliceerd worden of toegankelijk gemaakt voor andere partijen, bijvoorbeeld binnen samenwerkingsverbanden. Samengevat: het portaal moet in de toekomst het startpunt zijn voor alle DRO-werkzaamheden: het punt waar alles samenkomt.