Het aanbod van opleidingen op de markt van het hoger onderwijs is groot. Werving van nieuwe studenten is allang niet meer een kwestie van een Open Dag houden en de inschrijvingen registreren. Studenten willen een pro-actieve en persoonlijke benadering en kunnen op verschillende manieren gemotiveerd zijn voor een opleiding. Er is contact met vooropleidende scholen, ouders en andere verwijzers. Hogeschool INHolland - 12 onderwijslocaties, bijna 3.000 medewerkers en ruim 32.000 studenten - wilde al die bewegingen en contacten centraal registreren en beter toegankelijk maken voor de verschillende locaties. De bestaande database was verouderd, liep vol en had veel te weinig functionaliteiten voor de wensen van INHolland.
Hogeschool INHolland heeft ambitieuze plannen voor een allesomvattende nieuwe CRM oplossing. Dat moet het platform worden van waaruit studenten een studieleven lang gevolgd en bediend kunnen worden: van informatieaanvraag tot en met het alumnusschap. ‘Begin bij het begin’, adviseerde Winvision, dat indruk op INHolland maakte met zijn grondige en gefaseerde aanpak.
Uitgebreide inventarisatiefase
Halverwege 2008 werd Winvision ingeschakeld. De eerste stap was om kritisch te kijken naar de doelstellingen, processen, informatiebehoefte en bestaande architectuur. Om alle contactmomenten goed te kunnen beheren en op te volgen en om de processen zo effectief mogelijk te ondersteunen is Microsoft Dynamics CRM 4.0 geïmplementeerd en zijn de diverse systemen (waaronder de website) aan elkaar gekoppeld. Dat maakt het mogelijk om de instroomprocessen en het beheer van de gegevens van potentiële kandidaten optimaal te ondersteunen. Het vormt tegelijk het fundament onder het platform om het hele studieleven van de klanten van INHolland te volgen en beheren.
Plezierige relatie
Bart van Kuijk, Manager Marketing van INHolland is vooral te spreken over de uitgebreide inventarisatiefase en de gefaseerde aanpak. Aan de hand van de door Winvision ontwikkelde visie scopemethode kon de dienst Marketing en Communicatie haar specifieke eisen en wensen naar voren brengen en was er steeds een match tussen behoeften en verwachting van INHolland en de geleverde oplossing. Dat de oplossing een Microsoft-oplossing zou worden, was bij de start eigenlijk al duidelijk. INHolland maakte al gebruik van een op Microsoft gebaseerd IT-architectuur, inclusief SharePoint en Content Management Server en had bij eerdere projecten al de specifieke expertise van Winvision als Microsoft-platformspecialist voor het onderwijs ervaren. Bart van Kuijk is erg tevreden over de samenwerking: “Er was direct een klik. We hebben een plezierige klant-leverancierrelatie en vanaf dag één had Winvision het project volledig onder controle.”
Inmiddels is de eerste implementatiefase afgerond: de database is vervangen door Microsoft Dynamics CRM 4.0, waardoor nu veel sneller, gebruiksvriendelijker en kostenefficiënter de relatiegegevens van potentiële studenten en van verwijzende scholen beheerd kunnen worden en het inzicht in de gegevens enorm verbeterd is. Inmiddels zijn de eerste stappen gezet voor het volgende traject waarbij het totale relatiebeheer wordt gestroomlijnd.