Het Universitair Medisch Centrum (UMC) St Radboud wil efficiënter omgaan met de inzet van de beschikbare resources - mensen, faciliteiten en apparatuur. Samen met Winvision realiseerde het UMC een oplossing op basis van Microsoft Enterprise Project Management (EPM). Met deze oplossing is het mogelijk resources effectief te plannen en in te zetten, zowel voor reguliere taken als projecten. Eerste gebruiker van het EPM-systeem is de ICT-afdeling van het medisch centrum.
Het UMC St Radboud in Nijmegen is een topkenniscentrum voor academische geneeskunde en gezondheidszorg. Ruim 8.500 medewerkers houden zich bezig met de kerntaken onderzoek, onderwijs en patiëntenzorg. Daarbij worden ze ondersteund door de ICT-afdeling Staf INFO. Deze afdeling, met zo’n 120 medewerkers, wilde een professionaliseringsslag maken op het gebied van projectmanagement. Daarnaast moest zij, met het oog op bezuinigingen, de efficiëntie van de administratieve processen verhogen.
Hans van Buul, een van de afdelingshoofden van Staf INFO, licht toe: “In samenwerking met de zeven andere UMC’s in Nederland hebben we besloten om het projectmanagement van onze IT-afdelingen te professionaliseren. Dit gebeurde te veel uit de losse pols. Er was behoefte aan meer grip op projecten en een betere sturing van het projectverloop. Als UMC St Radboud zijn wij daarmee als eerste aan de slag gegaan. Bovendien moesten we binnen Staf INFO efficiënter gaan administreren. We maakten gebruik van verschillende, verouderde systemen voor urenregistratie en -verantwoording, waaronder klokkaarten die werden overgetikt in Excel. Daardoor kostte het veel tijd en moeite om een reëel beeld van de prestaties te krijgen, te rapporteren en jaarplannen te maken.”
Heldere procedures
Het UMC St Radboud koos ervoor eerst te beginnen met de inrichting van de urenregistratie en -verantwoording. Daaraan voorafgaand werd veel aandacht besteed aan het bepalen van eenduidige procedures voor het uitvoeren en registreren van de project- en beheeractiviteiten. “Essentieel is dat we de ontwikkeling van het systeem als managementtraject en niet als technisch project hebben aangepakt. Als je geen heldere procedures hebt, blijft iedereen op zijn eigen manier werken. Dan loop je het risico dat een deel van de winst van de EPM-oplossing verloren gaat. De bedoeling is dat we het systeem ook aan andere afdelingen binnen het UMC gaan aanbieden. Ook die moeten op dezelfde manier te werk gaan”, aldus Van Buul.
Meer inzicht, meer grip
Inmiddels maakt Staf INFO ongeveer een half jaar gebruik van de EPM-oplossing. Alle projecten waarbij de ICT-afdeling betrokken is, zijn hierin gedefinieerd, evenals alle beheeractiviteiten. De oplossing maakt het mogelijk om een effectieve planning voor de inzet van resources op te stellen en biedt helder inzicht in de realisatie hiervan. Medewerkers van Staf INFO kunnen via de webclient eenvoudig hun uren in het systeem invoeren. De activiteiten die ze in de ‘time sheets’ kunnen invullen zijn deels algemeen (bijvoorbeeld administratie, opleiding, ziektedagen en verlof), deels afgestemd op hun individuele taken. Dit maakt de oplossing zeer laagdrempelig. De uren worden op regelmatige basis automatisch verwerkt in managementrapporten. Deze rapporten laten bijvoorbeeld zien hoeveel tijd is besteed aan bepaalde werkzaamheden en projecten en of de afdeling ‘op schema’ zit. Ook wordt via de rapportages inzicht geboden in zaken als bezettingsgraad en kosten. Met het oog op een bredere inzet binnen het UMC St Radboud is de EPM-oplossing zo ingericht, dat het straks eenvoudig mogelijk is rapportages te maken die per afdeling informatie geven. De volgende stap is dat Staf INFO de EPM-oplossing echt voor projectmanagement gaat inzetten. Van Buul: “Dat is heel complex en willen we eerst inhoudelijk goed neerzetten. Belangrijk op dit moment is dat we de beoogde efficiëntieslag hebben gemaakt en onze procedures hebben aangescherpt.”
Olievlek
Met de oplossing die Winvision voor Staf INFO realiseerde, heeft het UMC St Radboud de basis gelegd voor bedrijfsbrede toepassing van resource- en projectmanagement. Het UMC kan stap voor stap één omgeving creëren, waarin alle relevante informatie geconsolideerd bij elkaar is gebracht en iedereen uit dezelfde bron put en via dezelfde interface werkt. Van Buul: “We leggen het gebruik van de EPM-oplossing niet aan andere afdelingen op, maar verwachten dat het gebruik zich als een olievlek zal uitbreiden.” Dit zal leiden tot één versie van de waarheid in de organisatie: betrouwbare, complete en consistente informatie die eenvoudig toegankelijk is via een dashboard en waarop op alle niveaus consistent kan worden gestuurd voor betere prestaties.
Sparringpartner
Van Buul is heel tevreden over de ondersteuning en inbreng van Winvision tot nu toe. “Winvision heeft veel expertise in huis op het gebied van EPM. Het is een goede sparringpartner, die direct de voor- en nadelen duidelijk maakt van een bepaalde aanpak, en ons helpt om de problemen op te lossen waar we tegenaan lopen in dit complexe traject. Het bedrijf gaat snel en effectief te werk en heeft steeds goed ingespeeld op onze wensen. Ook de opleiding van onze project- en resourcemanagers en systeembeheerders heeft Winvision adequaat opgepakt”, zo zegt hij.