De vraag

De Reinier de Graaf Groep had problemen met de op Novell gebaseerde e-mail omgeving; deze was instabiel en traag. Om dit op te lossen heeft Winvision eerst de problemen onderzocht en daarna gekeken welke oplossing het best aansloot op de wensen en eisen van dit ziekenhuis. De uitkomst was een migratie van de huidige  omgeving naar Microsoft Exchange 2007. De vervolgvraag hierbij was of de Reinier de Graaf Groep zelf de nieuwe omgeving zou gaan beheren of dat de omgeving door Winvision beheerd zou worden. Al vrij snel werd besloten dat Winvision het beheer op zich zou nemen, mede door de diepgaande kennis van het Microsoft platform bij Winvision en opgedane ervaring met het beheer van dergelijke omgevingen.

De aanpak

Winvision is vervolgens gestart met de inrichting van de nieuwe omgeving, inclusief e-mail archivering en de implementatie van een migratie tool. De Reinier de Graaf Groep is parallel hieraan gestart met de installatie van Outlook en het opleiden van de medewerkers. In eerste instantie werd de nieuwe omgeving opgezet voor 1.800 mailboxen. Gedurende het project werd echter duidelijk dat er veel meer mailboxen gemigreerd moesten worden. Aan het einde van het project zijn er uiteindelijk  2.700 mailboxen gemigreerd. Een aanpassing waardoor de hoeveelheid data om te migreren flink toenam. Bij aanvang van het project was besloten om op één moment (“big bang scenario”) over te gaan. Gezien de grote hoeveelheid extra data is er tussentijds gekozen om de migratie te spreiden over twee weekenden. In het eerste weekend zijn de 200 grootste mailboxen overgezet en in het tweede weekend  de resterende 2500.

Het eindresultaat

Het resultaat is een nieuwe stabiele omgeving die voldoet aan de wensen en eisen van Reinier de Graaf; veel nieuwe functionaliteit en een uitstekende performance. De communicatie binnen het project en met de gebruikers alsook de training van de gebruikers heeft hierin een belangrijke rol gespeeld.