De website van Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) met het onderliggende Content Management Systeem (CMS) kende aanzienlijke performance- en stabiliteitsproblemen. Deze problemen waren dusdanig ernstig dat UMCG snel een oplossing wilde realiseren. Deze oplossing moest aansluiten op het nieuwe, op Microsoft producten gebaseerde infrastructuur platform dat Winvision in opdracht van UMCG vanuit een ander project realiseert.
Het infrastructuur platform was ten tijde van de problemen met de website nog onvoldoende beschikbaar. Daarom heeft UMCG aan Winvision gevraagd versneld een één op één migratie van de website naar een op Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) gebaseerde oplossing uit te voeren. Op 5 januari 2009 is Winvision gestart met de migratie.
On time, on budget met alle gevraagde functionaliteit
Gezien de problemen met de website was de tijdsdruk aanzienlijk. Binnen iets meer dan twee maanden moest Winvision in samenwerking met UMCG de website overzetten naar een MOSS 2007 oplossing. Dit binnen een vastgesteld budget, met behoud van functionaliteit en zodanig dat de voorkant onveranderd blijft. Project Manager Sander Hoek formeerde een projectteam dat het mogelijk maakte om de gevraagde oplossing on time en on budget te realiseren. “De doorlooptijd van het project vereiste een specifieke teamsamenstelling. Waar wij in andere projecten veelal werken met één Lead Developer, hebben we bij dit project gekozen voor twee”, licht Sander toe.
De voorkant van de website bleef exact gelijk terwijl achter de schermen alles werd omgezet naar MOSS 2007. Sander: “Het moest een standaard MOSS 2007 oplossing worden die aansloot op het nieuwe infrastructuur platform. Dit betekende dat de voorkant en het onderliggende CMS met behoud van alle bestaande functionaliteit één op één vertaald moesten worden naar MOSS 2007.”
Zo standaard als de MOSS 2007 oplossing was, zo “op maat” was de samenwerking met UMCG. Sander: “Het was een intensieve samenwerking. Tijdens het project werd al snel duidelijk dat UMCG over onvoldoende capaciteit beschikte om op een juiste manier de acceptatiewerkzaamheden uit te voeren. Daarom hebben wij bij de oplevering van elke iteratie extra ondersteuning van een tester en een consultant geboden. Zij maakten de medewerkers van UMCG ter plaatse wegwijs in de opgeleverde functionaliteit.”
Gezamenlijk succes
Toen Winvision startte met dit project was UMCG nog enigszins sceptisch over het behalen van de deadline en de werkbaarheid van de op te leveren oplossing. Gaandeweg werd UMCG steeds enthousiaster over de aanpak van Winvision en het resultaat. Pieter Davids, functioneel projectleider vanuit het UMCG “We wisten dat we een krappe deadline hadden en dat het spannend zou worden. De ervaringen met andere leveranciers stemden ook niet optimistisch. De eerste iteratie werd echter al snel opgeleverd, zo snel zelfs de acceptatieomgeving voor het testen nog niet af was. Het opleveren van de volgende iteraties ging daarna zo snel dat we met het testen voortdurend achterliepen. Dat bleek niet heel erg te zijn want echt grote problemen kwamen niet aan het licht. Naast de snelheid was dat misschien nog wel de grootste aangename verassing: de iteraties bevatten steeds slechts kleine foutjes. Er werd dus netjes gebouwd en door Winvision zelf getest voor het ons werd aangeboden. Het klinkt vanzelfsprekend, maar in onze ervaring is het dat niet."
Met de MOSS 2007 oplossing heeft Winvision de basis gelegd voor de nieuwe website. Pieter: "Dit project was een soort ingelaste uitzending. We werken aan een geheel nieuwe site. De problemen met de huidige site waren echter van dien aard dat het niet meer verantwoord was om te wachten op de nieuwe site. Een tussentijdse migratie was onontkoombaar. Voor de nieuwe site kiezen we in principe ook voor Sharepoint omdat het UMCG een ‘Microsoft, tenzij’ beleid hanteert. De tussentijdse migratie heeft tot voordeel dat we nu ervaring met Sharepoint op kunnen doen. We hadden aanvankelijk vooral twijfels over de gebruikersvriendelijkheid voor minder ervaren gebruikers. Die twijfels zijn voor een belangrijk deel weggenomen."
Voor Winvision heeft het project ook iets extra’s opgeleverd. Sander: “De gehanteerde projectaanpak, de specifieke teamsamenstelling en de intensieve samenwerking met UMCG heeft ertoe geleid dat wij dit project on time, on budget en naar ieders verwachtingen hebben kunnen uitvoeren. Wat mij betreft is dit succesverhaal een mooie basis voor toekomstige vergelijkbare projecten. ”