De Universiteit van Tilburg bedient vooral het zuiden van Nederland met een breed aanbod van academische disciplines. De universiteit heeft een faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen, Sociale Wetenschappen, Geesteswetenschappen, Katholieke Theologie en Rechtswetenschappen. Er wordt onderwezen in zowel Nederlands als Engels. De UvT bevindt zich in de stad Tilburg zelf en biedt ruimte aan 12.000 studenten en 1700 medewerkers, waaronder 170 hoogleraren. Zoals veel universiteiten, heeft de UvT een gemengde technologische infrastructuur.

Gebrek aan integratie

Hoewel de Novell-omgeving zonder problemen werkte, hadden de studenten en de faculteitsmedewerkers steeds meer behoefte aan meer integratie tussen de verschillende faciliteiten voor e-mail, agenda's, bestands- en afdrukvoorzieningen en samenwerkingstools. De studenten hadden met name behoefte aan de integratie van agenda en e-mail, om het organiseren van bijeenkomsten te vereenvoudigen. Veel van hen maakten net als de faculteitsmedewerkers al gebruik van Microsoft Office Outlook voor e-mail en samenwerking, maar die software kon niet goed worden geïntegreerd met de Oracle-programma's voor samenwerking en agendabeheer.

Beperkte mobiele toegang

De gebruikers wilden ook graag meer mobiele toegang tot e-mailberichten, agenda's, bestanden, workflow, samenwerkingssites (wiki's) en de universiteitsapplicaties. Vooral smartphones waren in opkomst op de campus en deze werden gezien als handige hulpmiddelen voor het krijgen van toegang tot informatie.

IT als struikelblok

De bestaande infrastructuur maakte het erg moeilijk voor de IT-medewerkers om snel te reageren op behoeften van gebruikers en nieuwe services uit te rollen. “De studenten en medewerkers leerden omgaan met onze omgeving, maar gebruiken Microsoft-applicaties thuis en op andere werkplekken. Het was moeilijk voor ze om te wennen aan deze omgeving,” zegt Corno Vromans, IT Manager van de Universiteit van Tilburg. “We hebben er alles aan gedaan om aan hun behoeften tegemoet te komen, maar tegelijkertijd wisten we dat er producten bestonden die ons werk veel makkelijker zouden maken.”

Oplossing

Uiteindelijk gaf het universiteitsbestuur de IT-afdeling de opdracht: zet de hele universiteit over naar een mainstream productiviteitsinfrastructuur. “Er is maar een bedrijf dan mainstream productiviteitsoplossingen biedt en dat is Microsoft,” vertelt Vromans. “Bovendien waren de meeste medewerkers en studenten al vertrouwd met hun programma's, dus hebben we voor Microsoft gekozen.”

Proof of Concept

Het vervangen van een lang gebruikte Novell-omgeving en een aantal Linux-applicaties betekende een ingrijpende verandering van de infrastructuur. Daarom koos Vromans voor een geleidelijke en methodische aanpak. Hij nam contact op met Winvision, een Microsoft Gold Certified Partner in Nieuwegein, voor hulp bij het ontwerpen van die ideale infrastructuur en het bouwen van een proof of concept voor de nieuwe omgeving.

Roadmap

De IT-afdeling stelde vervolgens samen met Winvision een gedetailleerde planning op voor het reproduceren van de proof-of-concept oplossing in de productieomgeving van de universiteit. Daarbij werden voor iedere fase de benodigde kosten en tijd gespecificeerd. Winvision baseerde haar technologische roadmap op het Microsoft Core Infrastructure Optimization Model, dat een stapsgewijze procedure geeft voor het evalueren van de technische infrastructuur van een organisatie en het afstemmen van zakelijke doelstellingen met de benodigde investeringen in technologie.

Voordelen

Doordat de productiviteitsinfrastructuur draait op Microsoft-software, kan de Universiteit van Tilburg tegemoetkomen aan de eisen van gebruikers op het gebied van applicatie-integratie, mobiliteit en samenwerking. Daarnaast kan de IT-afdeling applicaties sneller en goedkoper leveren binnen de Microsoft-omgeving.