Hanzehogeschool Groningen is bezig een nieuw intranet op te zetten gebaseerd op Microsoft SharePoint. Momenteel test een projectgroep van de Hanzehogeschool de functionaliteiten in een Proof of Concept-omgeving die Winvision heeft ontwikkeld en host. “Zo kan men alvast proeven en ruiken aan het nieuwe intranet, ermee oefenen en is het mogelijk om zaken bij te stellen”, zegt service manager Gijs Warbroek van Winvision. “Er komen verrassende dingen uit, waarvan we nu al weten dat die een belangrijke bijdrage leveren aan de verbetering van het uiteindelijk officiële intranet.”
Het toevoegen van een uitgebreide Proof of Concept-fase (PoC) heeft verschillende voordelen. Gijs Warbroek: “Het belangrijkste is dat het eindresultaat er beter van wordt. De projectgroep van de Hanzehogeschool Groningen is samengesteld uit mensen van de Stafbureaus P&O, ICT, O&O, Marketing & Communicatie en het FB en die testen de PoC vanuit hun eigen discipline. Dat geeft een mooi totaalbeeld van de gebruikerservaringen. Winvision begeleidt en traint de projectgroep en dat betekent ook dat deze medewerkers het nieuwe intranet door en door kennen bij de lancering. Daarbij heeft de Hanzehogeschool Groningen ook nog een groep studenten gevraagd de omgeving te onderzoeken op gebruiksvriendelijkheid.”
Deze methode heeft als prettige bijkomstigheid dat de betrokkenheid van de projectmedewerkers van de Hanzehogeschool Groningen bij het project bijzonder groot is. Gijs Warbroek: “De samenwerking is heel intensief, met Winvision en in de projectgroep onderling. Ik ben heel vaak aan het sparren met de projectleider bij de Hanzehogeschool Groningen. Dat werkt heel prettig en betekent ook dat we samen heel dicht op de ontwikkelingen zitten. Ervaringen kunnen waar nodig direct vertaald worden in aanpassingen. De projectgroep maakt testscenario’s en men is echt ongelofelijk enthousiast aan de slag.”
“We hebben voor elke functionaliteit een top 5 geformuleerd die we per se in de PoC wilden testen. Daarbij hebben we gekozen voor functionaliteiten die representatief zijn voor het totale spectrum. Zo hebben we om de workflow-processen te testen, gekozen voor adreswijzigingen en het aanvragen van ouderschapsverlof. Het eerste is een betrekkelijk eenvoudig proces, het tweede loopt dwars door de organisatie, waarbij verschillende functionarissen betrokken zijn en autorisatie een belangrijke rol speelt. Behalve dat zo het systeem goed getest wordt, draagt het ook bij aan de bewustwording van de betrokkenen van de impact die processen hebben op het systeem. Bovendien is het zo een ideale trainingsomgeving voor de medewerkers.”
“Je bouwt een PoC bij wijze van spreken als speeltuin, als voorfase voor het definitieve ontwerp”, zegt Gijs Warbroek. “Maar het levert een wezenlijke bijdrage aan het eindresultaat, de betrokkenheid van de medewerkers en aan de inbedding van het intranet in de organisatie. Hanzehogeschool Groningen is duidelijk een professionaliseringsslag aan het maken in de informatievoorziening. Men heeft een beeld van de volgende stappen en op basis daarvan ondersteunen wij de Hanzehogeschool Groningen graag bij het ontwikkelen van een professionele informatieomgeving voor de toekomst. De manier waarop men de ontwikkeling van het intranet samen met Winvision oppakt, toont aan dat men heel serieus en doordacht elke stap wil invullen.”