De eenwording van drie zorginstellingen tot Koninklijke Kentalis is de afgelopen maanden een stap dichterbij gekomen. Winvision was onder meer verantwoordelijk voor de migratie van drie mailomgevingen naar één centrale Microsoft Exchange 2007-omgeving. De migratie werd in zeer korte tijd gerealiseerd: binnen vier maanden konden alle ruim 4.500 medewerkers met hun nieuwe identiteit mailen.
De vraag van de drie fusieorganisaties - Koninklijke Effatha Guyot Groep, Viataal en Sint Marie - was aanvankelijk beperkt tot de migratie van drie separate mailomgevingen naar Exchange 2007. Hans van Zonneveld, managing consultant bij Winvision: "In de voorbereiding hebben we in samenspraak met Kentalis een Visie & Scope fase uitgevoerd om een helder beeld te krijgen waar men op middellangere termijn wilde staan qua ICT platform. Daaruit kwam naar voren dat het verstandig zou zijn om meteen een virtualisatieslag te maken en om de mailomgeving niet sec te migreren, maar ook te zorgen voor adequate backup, opslag, archivering en antivirusoplossing. Daar was Kentalis het mee eens. De scope werd dus uitgebreid, alleen bleef de deadline wel staan. Begin januari moest alles draaien”.
Bijzondere klus
De migratie naar Exchange 2007 en de bijkomende werkzaamheden is een project dat Winvision vaker heeft uitgevoerd. De omvang - ruim 4.500 gebruikers - in combinatie met de tijdsdruk maakte het bijzonder. "We hebben erg veel ervaring in dit soort trajecten en een aantal stappen in het migratieproces hebben we geautomatiseerd. Er is flink wat gescript en dat levert efficiency- en tijdwinst op." In krap vijf weken tijd zijn alle gebruikers omgezet. De gebruikers schakelden steeds per oorspronkelijke organisatie over op een nieuwe identiteit met een nieuwe inlognaam, wachtwoord en mailadres. "Dat is vlekkeloos verlopen en dat is vooral te danken aan de goede voorbereidende werkzaamheden van het team wat bestond uit medewerkers van Kentalis en Winvision. Kentalis is ook erg tevreden. Ze zien dat we erg goed werk hebben verricht."
De stappen die tijdens de Visie & Scope fase naar voren kwamen, nog voor de start van de overige projectwerkzaamheden, zijn tot in detail gevolgd. "Dat is een investering in het voortraject, die zich op een geweldige manier heeft uitbetaald. In samenspraak met de opdrachtgever werden vooraf de te ondernemen acties en deelprojecten nauwkeurig geformuleerd. Dat betekende vervolgens dat elke stap die gezet werd de juiste was en dat het project als geheel veel soepeler en sneller verliep. Bovendien realiseerden we ons daarmee beter dat dit traject onderdeel is van een groter geheel. Dat levert ook voor de toekomstige projecten veel voordeel op."