Drie gerenommeerde zorgorganisaties; Thuiszorg Midden-Limburg, Stichting Land van Gelre en Gulick en Zorggroep Noord-Limburg zijn in 2008 gefuseerd tot De Zorggroep. Het is een grote organisatie met bijna 10.000 medewerkers. Zo'n 3.000 hebben toegang tot het IT-systeem, in totaal zijn er iets meer dan 1.500 vaste werkplekken. De afgelopen drie jaar is voor de gezamenlijke IT-afdeling een bijzonder drukke periode geweest. Jo Smeets, Teamleider ICT Technisch Beheer van De Zorggroep: "We zijn in 2007 gestart met de inventarisatie: wat gaan we doen op het gebied van de hardware en software en hoe kunnen we de drie organisaties samenvoegen tot één gestroomlijnde IT-omgeving?" In november 2009 werd alles opgeleverd. Een belangrijk item in de consolidatie waren de ICT-formulieren. Jo Smeets: "Wij hadden in Lotus Notes zelfstandig een goed functionerend systeem gebouwd waarmee de medewerkers digitaal hun ICT-zaken konden aanvragen en regelen. De digitale aanvragen kwamen via een workflowproces bij de juiste mensen terecht: eerst bij de leidinggevende voor goedkeuring en uiteindelijk bij de ICT-helpdesk die de aanvraag in behandeling kon nemen, zonder deze te hoeven overtikken. Omdat wij in het fusieproces voor Microsoft hadden gekozen als platform, moest dit proces daarin 'nagemaakt' worden. Op zich een eenvoudige vraag, maar de realisatie bleek nog niet zo eenvoudig. Een aantal externe partijen die we daarvoor hadden uitgenodigd haakten af omdat ze het niet konden realiseren. Uiteindelijk ging Winvision de uitdaging aan."

“De Zorggroep wilde dezelfde functionaliteiten als in het bestaande Lotus-proces, maar dan in Microsoft-technologie", zegt consultant Christiaan Blaauw van Winvision. "We hebben gekozen voor onder meer Microsoft Office InfoPath 2007. De uitdagingen zaten ‘m enerzijds in de koppelingen; gegevens moesten opgehaald kunnen worden uit achterliggende systemen. Anderzijds wilde De Zorggroep ook de mogelijkheid houden om zelf formulieren toe te voegen en aan te passen. Om aan de eisen die niet standaard door InfoPath worden ondersteund te voldoen, moest ook een stuk maatwerkcode aan het formulier toegevoegd worden. En dat betekende weer dat het deployment daardoor complexer werd.” Bovendien moest de oplossing binnen korte tijd gerealiseerd worden.

Winvision heeft het gerealiseerd met behulp van Microsoft Office InfoPath 2007, Microsoft Office SharePoint Server 2007, Microsoft Office InfoPath Services en SharePoint workflow. Christiaan: “We hebben daarvoor één van de ICT formulieren (het meest complexe) gebouwd in InfoPath, SharePoint geïnstalleerd en geconfigureerd, een maatwerk werkstroom gebouwd in Microsoft Visual Studio 2008 en alles op locatie uitgerold. Het werkt als een zonnetje, al zeg ik het zelf en De Zorggroep is erg tevreden over het project.”

Jo Smeets: "Het doet precies wat het moet doen. We hadden dit nooit zelf kunnen realiseren, ook al omdat een SharePoint-omgeving, waar alles nu op gebaseerd is, aanzienlijk complexer is dan het oude systeem. De ICT-formulieren vormen in principe een beperkt onderdeel van de nieuwe applicaties, maar wel een heel belangrijk deel."

Christiaan Blaauw is 'heel trots' op hoe het gerealiseerd is. "Het was nog best tricky om de gevraagde functionaliteiten in InfoPath uit te voeren en om de koppeling te maken tussen de workflow en het Forms Services Formulier op SharePoint. Er zijn denk ik maar weinig partijen in de markt die dit kunnen.”