ROC van Twente maakt zich op voor de overstap van Plaza 1.0 naar Plaza 2.0. Het oude platform, gebaseerd op een Oracle portal, biedt te weinig mogelijkheden voor uitbreiding van de samenwerking en is bovendien end of life. Het nieuwe platform, gebaseerd op SharePoint 2010, moet de centrale toegang worden voor medewerkers, studenten en andere stakeholders. Winvision bouwt in nauwe samenwerking met het ROC van Twente aan Plaza 2.0.
Beleidsadviseur informatievoorziening Frans van Eekelen en vakspecialist online communicatie Hans Schouten van het ROC van Twente, zijn verantwoordelijk bij het ROC voor de ontwikkeling van Plaza 2.0. “Er waren verschillende redenen om de overstap te maken van het oude Oracle-platform naar een nieuw SharePoint-portal. Ten eerste liep het bestaande platform tegen zijn lifecycle einde aan. Ten tweede bood het oude platform samenwerkingsmogelijkheden tot MBO College-niveau en wij wilden die mogelijkheden uitbreiden naar teams- en groepenniveau. Die uitbreiding was niet mogelijk in de bestaande omgeving. Bovendien, in Plaza 1.0 is het vooral zenden van informatie. We willen er een echt interactief platform van maken”, aldus Hans Schouten. Bij ROC van Twente verzorgen ruim 1800 medewerkers vanuit vier hoofdlocaties beroepsopleidingen, trainingen en cursussen voor bijna 30.000 studenten en cursisten.
We hoeven geen voorloper te zijn
Frans van Eekelen: “De gebruikers staan nadrukkelijk centraal. We hebben veel tijd geïnvesteerd in gebruikersworkshops om de wensen te inventariseren. Daar zijn op zich geen wereldschokkende dingen uitgekomen. De gebruikers hebben vooral heel praktische wensen en hebben geen behoefte aan allerlei niet-functionele extra’s. We hoeven ook geen voorloper te zijn.”
De eerste stap is de inrichting van een medewerkersportaal. In de volgende fase worden functionaliteiten voor de studenten toegevoegd en krijgen zij ook toegang. In fase drie volgen de overige stakeholders. Die fasering is heel bewust gekozen. Ten eerste om de migratie te versoepelen, maar ten tweede om de docenten en medewerkers goed te leren omgaan met het portaal, voordat studenten ermee aan de slag gaan. Een belangrijk onderdeel van het proces is het creëren van draagvlak onder de gebruikers. Die worden dan ook nadrukkelijk bij het proces betrokken. De training van de medewerkers gaat volgens het train-de-trainer-proces. De medewerkers zelf leren hun collega’s ermee omgaan.
Heel doordachte stappen
Projectverantwoordelijke vanuit Winvision is Carlo van Haren. “ROC van Twente maakt heel doordachte stappen. Elke stap die ze zetten is goed voorbereid en wordt gedegen uitgevoerd en er is commitment voor elke stap. Goed tempo is ontzettend belangrijk bij zo’n groot project. De oplevering gaat ook heel gefaseerd. Bij elke deeloplevering zorgen we ervoor dat er iets bijzit voor elke gebruikersgroep. Zo wordt het voor iedereen een leuke reis.”
ROC van Twente heeft ook de aanbesteding heel doordacht gedaan. “We hebben bij collega-instellingen kennis opgedaan van mogelijke systemen”, zegt Hans Schouten. “Vervolgens zijn we op zoek gegaan naar een ICT-dienstverlener met wie we dat samen konden realiseren. We hebben ongeveer bij tien partijen om tafel gezeten. Uiteindelijk hebben we Winvision gevraagd om een roadmap te maken.”
Carlo van Haren: “De IT-afdeling wil het allemaal zelf kunnen beheren en bijhouden. Wij leveren het werkbaar op, varianten kan de IT-afdeling zelf invoeren. Circle Software is verantwoordelijk voor het documentmanagement. Documenten worden gedigitaliseerd en het proces wordt ondersteund met workflows. “
“Het is voor ons meer dan business as usual, ook omdat ROC van Twente kiest voor een totaalpakket en een integrale aanpak. Dat is wel de werkwijze die ons het beste ligt. Bovendien is de samenwerking met het ROC van Twente erg prettig.”
