1. Home
  2. Actueel
  3. Blogs
  4. Tussen wal en schip spartelen waardevolle relaties

Tussen wal en schip spartelen waardevolle relaties

10 jul 2018

Een zorgorganisatie heeft enorm veel relaties en contacten die van belang zijn voor het primaire proces. Niet alleen met zorginkopers, verzekeraars en gemeenten, maar ook met uitvoerders, gebouwenbeheerders en andere externe dienstverleners. Al die relatiegegevens zwerven ergens in de organisatie rond. Vastgelegd in Outlook, op mobiele telefoons, in Excel-lijstjes en op kladblaadjes.

Vroeger had iedere manager, beleidsmedewerker en salesconsultant een imposante kaartenbak op zijn of haar bureau staan. Door de digitalisering zijn al die contacten in computer en telefoon verdwenen. Dat heeft behalve een terugdringing van papierverspilling niet altijd verbeteringen in efficiency opgeleverd. Veel professionals zitten op hun contacten als broedse kippen op de eieren. Daarmee onthouden ze collega’s en organisatie belangrijke informatie.

Wat bespraken bestuurder en wethouder?

Het is essentieel dat informatie over relaties en ketenpartners breed wordt gevoed en gedeeld in de organisatie. Voor iedereen met externe contacten is het van belang te weten met welke organisaties en welke personen er relaties zijn, wanneer voor het laatst contact is geweest, wat daar is besproken en tot welke opvolging door wie dat leidt. Dat maakt de contacten efficiënter, zinvoller en prettiger.

Voor een salesadviseur is het bijvoorbeeld goed om te weten dat de bestuurder persoonlijk contact heeft met een wethouder. Enerzijds kan de bestuurder misschien een rol hebben in de aanloop naar contractbesprekingen, anderzijds is het voor de adviseur handig om te weten dát bestuurder en wethouder elkaar gesproken hebben. Ook wát daar besproken is, kan van belang zijn. Zijn er nieuwe ontwikkelingen, wordt beleid aangepast, is er binnenkort een beslismoment? Zonder die informatie baseert de adviseur zich misschien op verouderde gegevens.

Vier keer per week gebeld

Door informatie te delen, maak je het relatiebestand rijker en functioneler. Als je er samen aan werkt, zorg je ervoor dat iedereen dezelfde informatie gebruikt die zo relevant en actueel mogelijk is. Elke professional afzonderlijk heeft al zoveel contacten, dat is voor één persoon haast niet bij te houden. Voor het organisatiebrede keten- en relatiemanagement is een solide systeem nodig, waarin de ketencontacten staan die professioneel van belang zijn. Doe je dat niet, dan weet je dat er waardevolle relaties tussen wal en schip vallen. Die wel in de telefoon van de ene collega staan, maar niet in die van de andere. Of die vier keer per week gebeld worden door andere medewerkers en steeds hetzelfde verhaal moeten vertellen. En die helemaal uit beeld verdwijnen als die ene collega uitvalt of vertrekt.

Een levend keten- en contactenbestand

De contacten die medewerkers in de keten hebben zijn een goede voedingsbron voor het CRM-systeem. Maar je kunt het systeem ook bijvoeden met externe input, bijvoorbeeld uit LinkedIn. Dat biedt de mogelijkheid buiten het bestaande netwerk te kijken waar nog meer contacten en links liggen. Bovendien kun je iemand die bij een partnerorganisatie vertrekt blijven volgen – wellicht is die in een volgende functie ook interessant. Verder is het goed om te kunnen checken of jouw contactpersoon wel op de juiste plek in de DMU zit voor jouw doel. Misschien is er iemand in die organisatie die voor dit onderwerp een betere gesprekspartner zou zijn.

Om waarde te halen uit alle ketencontacten die er in een organisatie zijn, is het noodzakelijk om een gecentraliseerd systeem in te richten, waar iedere relevante functionaris toegang toe heeft en informatie kan toevoegen en actualiseren. Zo ontstaat een levend keten- en contactbestand waar iedereen de juiste informatie uit kan halen. En dus niet hoeft te wachten tot die ene collega zijn gespreksverslagje heeft rondgemaild en zijn nieuwe contacten uit zijn telefoon naar een Excel-lijstje heeft overgezet.

Meer weten?

Robbert Post

Sales Manager Healthcare

robbert.post@winvision.nl
06 - 24 78 07 10

Deel op social media