1. Home
  2. Actueel
  3. Nieuws
  4. Centraal CRM-platform voor de Haagse Hogeschool

Centraal CRM-platform voor de Haagse Hogeschool

04 jul 2017

De Haagse Hogeschool heeft sinds het afgelopen studiejaar een nieuw CRM-systeem voor alle potentiële studenten en studenten. Waar er eerder drie afzonderlijke systemen waren met drie afzonderlijke gegevensdatabases is er nu een centrale en integrale omgeving op basis van Microsoft Dynamics CRM. “We zijn heel tevreden”, zegt Nicoline Kooijman. “We kunnen eindelijk doen wat we altijd al wilden doen.”

De Haagse Hogeschool biedt met zo’n 2.000 medewerkers vanuit vestigingen in Den Haag, Zoetermeer en Delft hbo-, master- en post-hbo-opleidingen aan ruim 26.000 studenten.  “Al heel lang wilden we toe naar een integraal CRM-systeem voor studentgegevens”, zegt Nicoline Kooijman, medewerker online marketing bij De Haagse Hogeschool. “We hadden tot dan toe drie afzonderlijke bestanden en programma’s: voor de instroom van geïnteresseerde studenten die de open dag bezoeken of informatie aanvragen (‘centraal bestand belangstellenden’), voor bestaande studenten die via het studieloopbaancentrum ondersteuning krijgen en voor de gegevens van de toeleverende middelbare scholen. Maar we wilden graag vanuit één systeem en één gegevensdatabase kunnen communiceren met alle – potentiële en bestaande – studenten en hun kunnen blijven volgen in hun studiecarrière.”

Alles met elkaar verbinden

Uiteindelijk werd in 2015 besloten om zo’n integraal systeem op te zetten - in Microsoft Dynamics CRM, dat was vooraf al duidelijk -  en Winvision werd verkozen om dat in samenwerking met de hogeschool op te zetten en in te richten. Senior Solution Consultant Jeroen Stutterheim van Winvision: “Het doel was om alles met elkaar te kunnen verbinden: vanaf de aanmelding voor de open dag, de uiteindelijke inschrijving, de begeleiding tijdens de studie tot en met de uitstroom. Zo ontstaat er een integraal beeld van de student en is het veel beter mogelijk om studieondersteuning en informatievoorziening zo persoonlijk mogelijk af te stemmen. Er ontstaat zo ook een compleet beeld van de grote bewegingen: waar komen studenten vandaan, wat zijn de trends en ontwikkelingen, hoe is de verhouding man-vrouw, enzovoorts. Die informatie helpt scholen om beter te sturen om de relatie met potentials, studenten en alumni (en met de toeleverende scholen) te verstevigen. De Haagse Hogeschool heeft met dit project de eerste stappen gezet naar iets wat wij Student Lifecycle Management noemen.”

De drie afzonderlijke systemen – op basis van Excel en een door een eigen decaan ontwikkeld programma – maakten plaats voor een centrale Dynamics CRM-omgeving in combinatie met Click Dimensions voor (e-mail-)marketing. Behalve de inrichting daarvan was ook de migratie van de vele tienduizenden records een flinke klus. Jeroen Stutterheim: “Bij de instroomdatabase ging het om veel personen met relatief weinig informatie, bij de bestanden van het studentloopbaancentrum waren de aantallen veel kleiner, maar de diepgang veel groter. Al die data moest uiteraard heel secuur overgezet en goed en veilig opslagen worden.”

Enorme inzet van beide kanten

De samenwerking was intensief en prettig, zegt Nicoline Kooijman. “We werkten volgens de SCRUM-aanpak en dat is ons uitstekend bevallen. We hebben veel zelf gedaan en Winvision heeft ons steeds goed ondersteund. Er was van beide kanten een enorme inzet, ook ’s avonds en in het weekend werd er doorgewerkt. We gingen gezamenlijk voor het resultaat.”

Voor de Open Dag van vorig jaar ging het nieuwe CRM-systeem voor in ieder geval het instroomgedeelte live. Inmiddels zijn ook de onderdelen voor studieloopbaanbegeleiding en de toeleverende scholen in gebruik. “We zijn heel blij met het nieuwe systeem”, zegt Nicoline Kooijman. “We kunnen wat we altijd al wilden kunnen: gerichte campagnes opzetten, marketinglijsten maken, resultaten monitoren,  enquêtes uitzetten. Daarnaast kunnen we beter inzicht krijgen in aanmeldingen, informatieaanvragen en studentenvragen en die goed opvolgen. We werken er nu met ongeveer 25 mensen mee. Het is de bedoeling dat steeds meer mensen in de organisatie het gaan gebruiken. We moeten ook nog de koppeling met studentinformatiesysteem Osiris maken en het ontwerpen van de formulieren verloopt nog niet zoals we willen. We hebben dus nog een slag te slaan, maar we zijn al een heel eind. Het is al een heel verschil met ons vorige systeem en het vergt ook een heel andere manier van werken. We leren nog steeds, maar we gaan heel lekker.”

Bekijk de volledige referentiecase:

Oplossingen en producten

Meer weten?

Jeroen Stutterheim

Senior Solution Consultant

jeroen.stutterheim@winvision.nl
030 - 658 01 58

Deel op social media