1. Home
  2. Actueel
  3. Nieuws
  4. CNV Vakmensen centraliseert fysieke en digitale activiteiten

CNV Vakmensen centraliseert fysieke en digitale activiteiten

12 nov 2015

CNV Vakmensen besloot in 2014 de organisatie te centraliseren en digitaliseren. De activiteiten van de vakbond werden in de loop van 2015 gebundeld, de bestuurders en onderhandelaars gingen van een fysieke naar een digitale werkplek. Winvision richtte voor de vakbond een nieuw centraal platform voor mobiel werken en online samenwerken in. “Het waren en zijn spannende tijden”, zegt projectcoördinator Maartje Kuperus. “En de meerwaarde van de nieuwe digitale werkelijkheid zorgt voor een groeiend enthousiasme bij mijn collega’s”.


CNV Vakmensen is met 135.000 leden de grootse vakbond onder de vlag van het CNV. CNV Vakmensen is actief voor werknemers in bouw, voeding, vervoer, industrie en facilitaire dienstverlening. Tot vorig jaar opereerden de medewerkers vanaf het hoofdkantoor in Utrecht en vier vestigingen in het land. In 2014 werd besloten om het secretariaat centraal in Utrecht te huisvesten en de bestuurders en onderhandelaars die veel onderweg en op locatie zijn, een digitale tijd- en plaatsonafhankelijke werkplek te geven. Bovendien wilde de organisatie de aanzienlijke papierstroom indammen en verregaand digitaliseren.

Maartje Kuperus, adviseur kennismanagement en projectcoördinatie bij CNV Vakmensen, kreeg de leiding over dit omvangrijke project. “Vorig jaar december hebben we besloten om het bestaande intranet te vervangen door een SharePoint-portaal. We wisten toen ook al dat we in september over wilden zijn. In samenwerking met Winvision zijn we in januari gestart met workshops om de behoefte en wensen van de medewerkers, management en bestuur in kaart te brengen. Vervolgens moesten we in sneltreinvaart aan de slag.”

Plaats- en tijdonafhankelijk ‘activiteitgericht werken’

“Zowel fysiek als digitaal is CNV Vakmensen gecentraliseerd”, zegt Erik van Esch, projectmanager van Winvision. “De bestaande omgeving is vervangen door een Office 365-omgeving waarbij SharePoint Online als onderdeel van deze omgeving een belangrijke rol speelt. Dit centrale platform ondersteunt het nieuwe ‘activiteitgericht werken’ en maakt online samenwerken, vergaderen en kennisdelen mogelijk. De basis is halverwege dit jaar live gegaan met teamsites, projectsites, samenwerkingsomgevingen en integratie van Yammer als social media-component. We werken op dit moment ook nog aan de digitalisering van de collectieve en individuele dossiers. Al die documenten worden ingescand en in het portaal ondergebracht. Elke dag wordt in Utrecht ook de binnenkomende post gedigitaliseerd en via het portaal gedistribueerd.”

SharePoint portaal biedt meerwaarde

“Het is wennen voor de medewerkers”, zegt Maartje Kuperus. “Zeker voor de ongeveer tachtig onderhandelaars die nu plaats- en tijdonafhankelijk werken met hun laptop of tablet. Ze waren gewend om met vaste secretaresses te werken op hun vestiging. Het secretariaat is nu ook in Utrecht ondergebracht. We hebben alle medewerkers vanaf het begin zo goed mogelijk meegenomen in de overstap, zodat ze inbreng hadden en precies wisten wat er ging gebeuren. Dan nog is er natuurlijk een groot verschil in snelheid van adoptie en in digivaardigheden. Maar vrijwel iedereen is enthousiast over wat er nu allemaal digitaal kan. Om een voorbeeld te geven: we maakten gebruik van een enorm Excel-document in onze organisatie, het werkpakkettenoverzicht. Een heel bewerkelijk document dat lastig actueel te houden was. Nu kun je in een paar klikken alle gegevens die je zoekt boven tafel krijgen. Er werden ook nog wel vragen gesteld over de veiligheid van gegevens in de cloud. Daarin hebben we medewerkers gerust kunnen stellen. Het opvallende is dat die vragen over veiligheid vroeger nauwelijks werden gesteld toen bestuurders met vertrouwelijke dossiers in de kofferbak het hele land doorreden.”

Het nieuwe SharePoint-platform is operationeel en wordt nu verder geïmplementeerd. “Het zijn mooie en drukke tijden” zegt Maartje. En die druk blijft voorlopig nog wel. CNV Vakmensen gaat per 1 januari 2016 fuseren met CNV Dienstenbond. Ons platform is verreweg het modernste en biedt de meeste mogelijkheden. Dus de komende maanden zijn we druk bezig om de medewerkers van CNV Dienstenbond bij de overstap te helpen.”

Meer weten?

Jeroen Vermeulen

Directeur Innovatie

jeroen.vermeulen@winvision.nl
030 - 658 01 58

Deel op social media