1. Home
  2. Actueel
  3. Nieuws
  4. Driestar educatief een van de eerste met Microsoft Teams

Driestar educatief een van de eerste met Microsoft Teams

02 jul 2018

Het Zuid-Hollandse Driestar educatief zet Microsoft Teams in om de digitale samenwerking te verbeteren. Teams is een relatief nieuw communicatieplatform en Driestar is één van de eerste onderwijsorganisaties die ermee begint. Dat wordt heel grondig en gefaseerd aangepakt. Winvision begeleidt organisatie én medewerkers bij de zorgvuldige invoering van Teams, waar Driestar educatief ongeveer een jaar voor heeft uitgetrokken.

Driestar educatief in Gouda is een christelijk praktijkgericht kenniscentrum dat advies, opleidingen en onderwijsondersteuning biedt aan scholen en opleiders. Kees Codée, manager support van Driestar Educatief, is programmamanager bij de implementatie van Microsoft Teams. “We zijn met de ICT al enige tijd bezig met de beweging van ‘in huis’ naar ‘in de cloud’. We gebruiken Office 365 en voegen daar nu het onderdeel Microsoft Teams aan toe.” Teams is het nieuwe communicatieplatform van Microsoft dat de mogelijkheden voor samenwerking tussen collega’s en anderen – individueel en in teams - vergroot.

‘Verdwalen in de batterij aan mails’

“Wij leiden op en ontwikkelen onderwijsproducten”, vervolgt Kees Codée. “In al die communicatie tussen adviseurs, ontwikkelaars, opleiders en klanten waren e-mail en SharePoint altijd de belangrijkste communicatiekanalen. Maar in de praktijk is dat toch niet zo efficiënt. Als je niet oppast verdwaal je in die hele batterij aan mails, reply’s en forwards. Dat moet toch beter kunnen, vonden we. In samenwerking met Winvision – al jaren onze ICT-partner – hebben we nu gekozen voor Teams. Mailen wordt delen, waardoor iedereen altijd met dezelfde broninformatie werkt en er veel minder onduidelijkheid en miscommunicatie ontstaan. Het is een nieuw communicatieplatform dat leidt tot procesverbetering in onze organisatie.”

Een nieuwe oplossing implementeren is een, maar zorgen dat de ongeveer 300 collega’s daarmee ook beter en prettiger hun werk kunnen doen is net zo belangrijk. Anita van Dekken, manager engagement van Winvision: “Teams biedt veel communicatiemogelijkheden. Vaak willen organisaties bij de implementatie van nieuwe technologie meteen ‘snel en veel’. Direct alles beschikbaar maken voor medewerkers. Daar doe je medewerkers niet per se een plezier mee. Bovendien verloopt de communicatie daarmee niet automatisch veel efficiënter. Driestar heeft duidelijk gekozen voor een gefaseerde aanpak. Stap voor stap gaan afdelingen en groepen over en na elke stap volgt een evaluatie en eventuele bijstelling.”

Direct onderdeel van de governance

Na een inventarisatie van de wensen en werkscenario’s startten Driestar en Winvision in oktober 2017 met een pilot van tien medewerkers. Na die pilot ging een groep van 70 onderwijsadviseurs over. Die werden vervolgens ook getraind in het werken met dit nieuwe programma. Winvision zorgde ook voor digitale ondersteuning en voor begeleiding en hulp op de werkvloer. Deze groep werkt inmiddels met Teams en na de zomervakantie gaan de andere medewerkers over. Anita van Dekken: “Het was ook heel goed dat Kees zo nauw betrokken was bij de inrichting en aanpassingen. Alle afspraken werden meteen vastgelegd en zo direct onderdeel van beleid. Daarmee was de governance – het naleven van de beleidsregels – ook meteen geregeld.”

Kees Codée verwacht dat begin oktober heel de organisatie Teams gebruikt: “Alles loopt volgens planning. De samenwerking met Winvision en met Microsoft, dat ook betrokken is, verloopt uitstekend. Wij dachten dat we zelf wel iets van ICT wisten, maar Winvision zit toch een paar divisies hoger. Daarbij is het prettig dat ze heel proactief zijn en zelf met ideeën en verbeteringen komen. Er was ook op persoonlijk vlak een goede klik. En als onderwijsorganisatie kijken we altijd met interesse naar mensen die ons iets komen leren. Niet alleen vakinhoudelijk maar ook didactisch heeft Winvision ons heel goed bij de les gehouden!”

Referentiecase

Bekijk hieronder de opgemaakte referentiecase:

Oplossingen en producten

Deel op social media