1. Home
  2. Actueel
  3. Nieuws
  4. Meer communicatie is betere communicatie?

Meer communicatie is betere communicatie?

12 jun 2018

Hoe meer communicatiemogelijkheden er zijn, des te beter de communicatie binnen een organisatie verloopt. Deze stelling schuurt, dat voel je direct. Het is goed dat er meer mogelijkheden zijn, maar als iedereen zelf zijn weg daarin zoekt, leidt dat onherroepelijk tot miscommunicatie, irritatie en (gegevens)onveiligheid. Goede werkafspraken zijn dus noodzakelijk, zeker bij de inzet van zo’n rijk platform als Office 365. Het gaat om governance, gebaseerd op organisatiedoelstellingen, technologische mogelijkheden én de ervaring en wensen van de mensen op de werkvloer.
De overstap naar Office 365 opent een wereld aan mogelijkheden om samen te werken en kennis te delen. Collega’s kunnen elkaar betrekken via Yammer, Skype, Teams, Communication Sites en e-mail. Het is een kwestie van een vinkje zetten en je hebt die functionaliteit beschikbaar gemaakt. Maar moet je alles wel direct aanvinken?

Je moet een tussenweg vinden

Je bent in eerste instantie geneigd ‘ja’ te antwoorden op die vraag. Hoe meer, hoe beter. Tot je merkt dat dat niet automatisch leidt tot meer efficiency. Niet elk kanaal is geschikt voor elke vorm van communicatie. En bij zoveel mogelijkheden, is de kans dat je een bericht of documentupdate mist groter. Bovendien vergroot je het risico op datalekken en ongewenste bijeffecten. Dus zul je een tussenweg moeten vinden. Maar veel belangrijker: welke weg je ook kiest, je moet daarover goede afspraken maken.

De werkafspraken - de governance - moeten een optelsom zijn van organisatie, technologie en mens. Je kunt als organisatie een bepaalde kant op willen, maar dat moet ook technisch mogelijk zijn en het moet werkbaar zijn voor de mensen op de werkvloer. Goede governance wordt vormgegeven door die drie elementen. Dat start met een goede voorbereiding: wat willen we, wat kan er? Maar dat moet dus groeien. Gaandeweg krijg je beter inzicht in wat werkt en wat niet zo goed werkt. Denk daarbij aan de AVG. Die stelt zware eisen aan de omgang met gegevens en aan wie waartoe toegang heeft. Ook dat moet onderdeel zijn van de werkafspraken. Maar governance gaat verder.

Het is ook een zoektocht

Als ICT-dienstverlener helpen wij organisaties bij het vormgeven van governance bij (onder meer) de inzet van Office 365. We willen immers net als de klant dat de oplossing succesvol ingezet wordt. Wij adviseren hierin mede op basis van onze eigen ervaring. Voor ons was de governance rondom Office 365 namelijk ook een zoektocht. Aanvankelijk was het idee: zoveel mogelijk vinkjes zetten. Maar dat betekende bijvoorbeeld dat externen niet alleen in Teams uitgenodigd werden, maar ook dat ze zelf teamsites konden aanmaken. Dat was dan weer niet de bedoeling.

Die ervaring nemen we mee als we met beheerders en beleidsmakers aan tafel zitten. Ons advies is te starten met huiswerk: hoe wil je het? En om vervolgens met een pilotgroep te starten en de ervaring uit die groep mee te nemen voor de verdere vormgeving. Dat klinkt misschien als een zware operatie. Ten eerste valt dat wel mee. Maar ten tweede gaat het om een wezenlijk onderdeel van de organisatie dat diep ingrijpt in de dagelijkse processen en grote impact heeft op efficiency, veiligheid en productiviteit. En daar mag dan ook echt wel ruime aandacht voor zijn.

Deel op social media