1. Home
  2. Actueel
  3. Nieuws
  4. Jarabee aan de slag met WinCare

Jarabee aan de slag met WinCare

26 nov 2018

Jeugdhulporganisatie Jarabee in Hengelo is sinds april van dit jaar over op WinCare als centraal cliëntregistratiepakket. Na een afgewogen selectieprocedure en een zorgvuldig implementatieproces werken alle 300 medewerkers nu met WinCare. “Het werkt goed”, zegt Roberto Oremus, directeur bedrijfsvoering van Jarabee. “Het voelt inmiddels vertrouwd voor de medewerkers en de facturatie – toch het eindproduct van het registratieproces – verloopt uitstekend.”

Jarabee ondersteunt vanuit 20 vestigingen in Twente, IJsselland en de Achterhoek zo'n 2.000 cliënten en gezinnen per jaar.  In 2017 besloot Jarabee over te stappen naar een nieuw registratiesysteem. Roberto Oremus: “We wilden niet naar een nieuwere versie van ons bestaande systeem. We wilden echt iets nieuws en iets moderners, dat beter zou passen bij de huidige praktijk in de jeugdhulp. Bovendien wilden we een systeem dat aan zou sluiten bij wat medewerkers prettig vinden.” Dat werd WinCare, het cliëntregistratiesysteem van Winvision dat inmiddels door ruim 15 procent van de jeugdhulpmarkt gebruikt wordt.

Altijd op elk niveau inzicht

“Het is een prettig systeem dat ons primaire proces goed ondersteunt”, vertelt Oremus. “Het biedt ons overzicht. Er is op elk moment op allerlei niveaus inzicht in de stand van zaken. Met de BI-toepassing kunnen management en medewerkers bijvoorbeeld eenvoudig rapportages bij elkaar klikken. Een belangrijke graadmeter wat mij betreft is of alle facturen op tijd en correct de deur uitgaan. Dat is bij ons zo. Als dat goed gaat, is er wat mij betreft al veel gewonnen. Wij drukken op een knop en de facturen rollen uit het systeem. Ook de betalingen die wij moeten doen, gaan heel goed.”

Kennis van de jeugdhulppraktijk

“Voor medewerkers is het uiteraard wennen. Alles wat nieuw en anders is, kost even tijd. Bovendien: het blijft registreren. Ook met een nieuw pakket moeten medewerkers blijven registreren. Het is geen wondermiddel. We hebben de medewerkers zoveel mogelijk meegenomen bij de implementatie van het nieuwe systeem en een heel opleidingstraject ingericht. De lay-out voelt wel logisch en vertrouwd aan voor de medewerkers. Dat is ook een bijkomend voordeel van een Microsoft-oplossing: de meeste mensen (her)kennen het. Dan nog heeft de een wat meer moeite dan de ander. Dat is logisch. Als je al 15 of 20 jaar gewend bent om zaken op een bepaalde manier te doen, dan is het lastig om dat aan te passen. Bovendien hebben de medewerkers dagelijks hun handen al vol aan de daadwerkelijke zorg. Er is nauwelijks tijd voor extra taken. Maar het gaat goed. We blijven medewerkers ondersteunen. Ik verwacht dat het in september echt ingeburgerd is.”

De samenwerking met Winvision is Oremus goed bevallen. “Je merkt dat de Winvision mensen veel kennis hebben van de jeugdhulp. Ze snappen hoe de dagelijkse praktijk eruit ziet en kennen de administratieve processen. De informatievoorziening en onderlinge communicatie zijn heel goed en prettig. Er is ook een goede mate van proactiviteit, er is niet zo veel nodig om ze in beweging te krijgen.” Cliënten merken nu nog weinig van het nieuwe systeem. Oremus: “Op termijn gaan we wel naar een cliëntenportaal. Maar dat is de volgende stap. Eerst dit maar eens goed laten landen.”

Referentiecase

Bekijk hieronder de opgemaakte referentiecase:

 

Oplossingen en producten

Deel op social media