1. Home
  2. Actueel
  3. Nieuws
  4. Jeugdhulp Friesland maakt soepele overstap naar WinCare

Jeugdhulp Friesland maakt soepele overstap naar WinCare

09 mrt 2017

Jeugdhulp Friesland koos in december 2015 voor WinCare als centraal cliëntregistratieplatform. Een jaar later, op 19 december 2016, ging WinCare bij de jeugdhulporganisatie ‘live’. Projectleider Gea Boessenkool van Jeugdhulp Friesland kijkt terug op een intensief jaar met een mooi resultaat. “We zijn tevreden. De daadwerkelijke overgang is eigenlijk vrij geruisloos verlopen, hoewel het een compleet nieuw systeem is.”


Jeugdhulp Friesland biedt in de 24 Friese gemeenten vanuit acht vestigingen Jeugd- en Opvoedhulp, Jeugd-GGZ en Jeugdhulp-plus. In 2015 werd besloten om over te stappen naar een nieuw cliëntregistratiesysteem. Gea Boessenkool: “Het bestaande pakket was verouderd en star en kon zich niet meer vormen naar onze wensen en doelstellingen. We wilden eenvoudiger en transparanter werken en de cliënt meer de regie geven over de ondersteuning. WinCare paste het beste bij onze ambities.”

Een heel nieuwe weg

“Die beslissing betekende dat we niet voor een vergelijkbaar systeem kozen, maar een heel nieuwe weg insloegen. Zorginhoudelijk verandert er weliswaar niets, maar de manier van werken, registreren en samenwerken is wel compleet anders. Cliënten kunnen op termijn meer de touwtjes in handen krijgen en hebben beter inzicht in hun eigen dossier. Behandelaars zijn mobieler en flexibeler en kunnen overal en altijd veilig werken vanuit hun agenda. Het vastleggen en ontsluiten van informatie is transparanter en makkelijker geworden. Eenmaal goed ingeregeld hebben we ook goed overzicht van de actuele stand in zorgplannen en budgetten.“

Medewerkers meenemen en verwachtingen managen

“We hebben een jaar uitgetrokken voor de overstap. Dat jaar is nodig voor de technische inrichting en het vertalen van zorg- en administratieve processen naar templates en workflows. Tegelijk moest de data - cliëntgegevens, documenten, contracten –mee naar het nieuwe systeem. We hanteren een lange bewaartermijn en wilden alle oude gegevens ook in WinCare beschikbaar hebben, maar wel opgeschoond en logisch gerubriceerd. Ook dat was een flinke klus waarbij Initi8 ons ondersteund heeft. Het jaar was daarnaast nodig om alle medewerkers mee te nemen en de verwachtingen te managen. Sommigen zagen ertegen op; dat is te begrijpen, je wordt gevraagd je vertrouwde werkwijze los te laten. Anderen hadden juist te hooggespannen verwachtingen. Een nieuw systeem lost niet al je problemen op. Het maakt werken wel logischer en makkelijker, maar je moet het nog steeds zelf doen. We hebben veel tijd en aandacht besteed aan het voorbereiden, trainen en begeleiden van medewerkers.”

De big bang op 19 december

Er werd eerst een aantal proefmigraties gedaan en toen alles goed bleek te functioneren volgde op 19 december 2016 de ‘big bang’. Gea Boessenkool: “We hebben bewust niet voor 1 januari gekozen, omdat medewerkers dan nog op vakantie zijn of net uit de kerstperiode weer opstarten. We wilden in vol bedrijf starten. De overstap verliep soepel, er zijn geen technische hiaten. Het is bovendien een prettig intuïtief systeem, waarin je makkelijk je weg vindt. Het helpt ook dat het geïntegreerd is met de Microsoft-programma’s waar we al mee werkten. Natuurlijk blijft het wennen voor de medewerkers, het is een compleet ander systeem dan we hadden. Door een intensieve adoptiefase verloopt het volgens verwachting. We zijn heel tevreden.”

De verdiepingsslag volgt

“Het was een intensief en mooi traject. Met ons team hebben we prettig samengewerkt met Winvision. De expertise en inzet waren steeds op hoog niveau. De samenwerking is niet afgelopen. Winvision ondersteunt ons in de nazorgfase, bijvoorbeeld bij de eerstelijns hulp aan medewerkers en de implementatieconsultant helpt bij de verdere inrichting van WinCare. We gebruiken de eerste maanden van 2017 om WinCare goed eigen te maken. Er is nog veel meer uit te halen als je het brede platform inzet.  De toevoeging van beeldbellen bijvoorbeeld, die verdiepingsslag volgt later. De basis eerst goed hebben staan en dan door ontwikkelen.”

 

Deel op social media