1. Home
  2. Actueel
  3. Nieuws
  4. Gemeente Nieuwkoop voorloper met Communication Sites

Gemeente Nieuwkoop voorloper met Communication Sites

14 dec 2017

De burgemeester van Nieuwkoop had het contract met Winvision al getekend voor een basisportaal als nieuw intranet voor de gemeente. Maar juist in die periode werd duidelijk dat Microsoft SharePoint Communication Sites snel beschikbaar zou komen. En dat zou de ideale basis zijn voor het nieuwe intranet van de gemeente Nieuwkoop, vonden zowel Winvision als de gemeente. Nu is Nieuwkoop de eerste gemeente in Nederland met een sociaal, veelzijdig en gebruiksvriendelijk intranet op basis van Communication Sites.

Winvision won eerder dit jaar de aanbesteding voor het sociaal intranet van de gemeente Nieuwkoop. “We moesten echt iets anders. Ons bestaande intranet was tien jaar oud en zeer star en zendergericht. Het basisportaal van Winvision kwam als beste uit de bus”, zegt Petra Vermeulen, medewerker Digitaal Informatiebeheer bij de gemeente Nieuwkoop en projectleider Sociaal Intranet. “Maar toen we bezig waren met de invulling van het project, maakte Winvision ons attent op SharePoint Communication Sites binnen Office 365. Dat was weliswaar nog niet officieel uit, maar we zagen wel dat dat precies bij onze wensen en behoeften voor een sociaal intranet aansloot.”

Implementatie en adoptie in één

“Het grootste voordeel van Communication Sites”, zegt Anita van Dekken, engagement manager van Winvision, “is dat de gebruikers er vooral zelf mee aan de slag kunnen. Het is heel gebruiksvriendelijk en intuïtief. Het werkt als een soort blokkendoos waarbij je per pagina of bericht de elementen kunt toevoegen. Het resultaat is mooi en functioneel op desktop én mobiel en je hebt daar helemaal geen technische kennis voor nodig. Zo vloeien implementatie en adoptie (het eigen maken van de nieuwe technologie) naadloos in elkaar over. Het is een heel andere aanpak dan een traditioneel sociaal intranet realiseren. Hier heb je niet één softwarebouwer, maar  enkele contentbeheerders uit de klantorganisatie die zelf aan de knoppen zitten.”

De contentbeheerders die zelf content gaan plaatsen, hebben allemaal vooraf een eendaagse training onder begeleiding van Winvision gekregen. Tijdens die dag leerden ze wat er mogelijk is en bouwden ze al hun eigen afdelingssite die meteen gebruikt kon worden. Petra Vermeulen: “Zo heeft elke afdeling de regie over het eigen intranetdeel. De berichten komen samen op de homepage. Het wordt nu al goed gebruikt en gelezen, al is het nog vrij pril. De gedeelde content is breed: van handleidingen en benoemingen tot berichten over een afgesloten fietspad bijvoorbeeld. Er begint nu al het idee te ontstaan dat je iets mist als je het intranet niet volgt, dus dat gaat goed. Bovendien kunnen medewerkers elkaar nu veel beter vinden, mede dankzij de integratie van Yammer.”

Van beheer naar innovatie

Op maandag 9 oktober ging het nieuwe sociaal intranet live. Dat was sowieso een spannende dag volgens Petra Vermeulen, omdat die dag nog een aantal andere ict-projecten werden opgeleverd: “Medewerkers kregen ook een nieuw apparaat om op te werken en Skype werd uitgerold. Op die maandag zijn we met een team de werkvloer opgegaan om iedereen ter plekke te ondersteunen bij het gebruik van de nieuwe hardware, Skype en het nieuwe sociaal intranet. Vorige week hebben we dat nog een keer herhaald. We blijven er aandacht aan besteden. We vinden het belangrijk dat medewerkers veel informatie met elkaar delen en elkaar goed kunnen vinden.”

Nieuwkoop is in Nederland nu voorloper met haar intranet gebaseerd op Communication Sites. Petra Vermeulen: “Dat was niet onze opzet, maar het is prima. We zijn niet bang om voorop te lopen. Deze toepassing past nu eenmaal perfect bij het doel dat we voor ogen hadden. We hebben ook het karakter van de samenwerking met Winvision aangepast. We hadden aanvankelijk een beheercontract afgesproken, maar die is nu veranderd in een langjarige ‘innovatieovereenkomst’. In de komende vier jaar houdt Winvision ons op de hoogte van interessante en relevante ontwikkelingen in het Office 365-platform en werken we nauw samen aan de digitale transformatie van gemeente Nieuwkoop.”

Deel op social media