Webinar Van ad hoc naar strategische inzet MS Teams: vragen én antwoorden 

Heb je de webinar van woensdag 8 april 2020 gemist? Kijk de webinar hier terug. 

Alle vragen die tijdens de webinar gesteld werden hebben we in deze blog nog een keer voor je op een rij gezet. Heb je nog andere vragen of wil je graag een keer met ons sparren? Neem dan contact met ons op via 06 - 122 78 081 of icthulpcorona@winvision.nl

 

1. Als ik nu als O365 heb draaien voor een specifieke groep en ik wil snel teams implementeren. Hoe kan dat dan?

 Per individueel lid kan binnen de licentie voor hen Teams aangezet worden. Vervolgens kunnen er Teams aangemaakt worden. Zoals aangegeven in de webinar is het wellicht verstandig het aanmaken van Teams door iedereen uit te zetten en dit bij een of meerdere admins te beleggen. Vervolgens kunnen er per Team 2 eigenaren aangewezen worden. Neem de tips vanuit de webinar mee bij het overdenken en instellen van Teams. Mochten er vragen zijn, neem dan vooral contact met ons op. 

2. Wat zijn naast de voordelen de risico's voor het toegang geven van externen tot de eigen Teams-omgeving? 

Gastentoegang kun je enigszins controleren/aan banden leggen en monitoren, maar vaak het gedrag of gebruik van data niet. Daarom is het ook verstandig om securitymaatregelen te nemen in je gehele O365 omgeving. Denk aan datatracking en sensitivity regels. Als je de controle en monitoring ook op dataniveau inricht dan ondervang je vrijwel alle risico's.

  3. Kun je Teams ook gebruiken binnen een RDS-omgeving? 

Ja dit kan. Het is echter wel van belang dat je RDS-omgeving dit aan kan en voor bellen en videobellen dit wel mogelijk gemaakt is. Bedenk wel dat er mogelijk een opschaling van je RDS-omgeving nodig is om de verwerking aan te kunnen. Tevens is het belangrijk om te weten dat de Teams client (app op je pc/server) behoorlijk veeleisend is en ook data-opslag via de verkenner toestaan kan voor een ongecontroleerde opslagexpansie zorgen. We raden dan vaak ook aan om in RDS-omgevingen de online versie van Teams te gebruiken samen met SPO en OneDrive. 

4. Is het als beheerder mogelijk om een lijst te genereren met teams en eigenaren? 

Ja dit is mogelijk. Je kunt kijken welke rapporten je uit je O365 beheercentrum kunt halen, maar ook via scripting is heel veel mogelijk. Mocht je hier vragen over hebben kun je contact met ons opnemen voor een meer technisch antwoord. 

5. Kun je op een kanaal aparte rechten geven? 

Nee. Niet rechten, wel kun je per kanaal enige instellingen voor omgang en gasten regelen. Een alternatief is het gebruik van privékanalen, wat dan geldt voor het hele kanaal. Dus een Team met meerdere standaard kanalen en een privékanaal erbij vraagt dat er aparte leden uit dat Team in het privékanaal geplaatst moeten worden. Zo kun je informatie en data van het hele team afschermen. 

6. Hoe kun je eenvoudig een overzicht krijgen van de reeds aangemaakte teams binnen je organisatie? 

Via het Teams en/of SharePoint beheercentrum kun je een export doen en selecties maken. Of via scripting. Mocht je hier vragen over hebben kun je contact met ons opnemen voor een meer technisch antwoord. 

7. Kun je private teams weergeven in zoekresultaten?

Als een gebruiker in Teams naar Teams gaat zoeken zal men geen privéteams kunnen vinden. Toegang hiertoe verloopt enkel via aanvraag volgens vastgestelde procedures. Alleen openbare Teams zijn te zien/vinden en je zelf eraan toe te voegen zonder toestemming. 

8. Kun je vooraf ingevulde Teams Wiki opnemen in een Teams template? 

Voor zover we dit hebben kunnen achterhalen zijn Wiki's niet in een template te verwerken. Eventuele informatie over wat er wel in zit vind je hier: 

Get started with Teams templates 

9. Is MS Teams ook geschikt voor kleinere organisaties (<20 medewerkers). Zo ja, waar zitten dan de uitdagingen bij implementatie en beheer? 

Ja, het is zeker ook geschikt voor kleinere organisaties. Hoe minder gebruikers des te beter te beheren. Wel is het verstandig nog steeds de tips uit de webinar in je inrichting meenemen. Dus goede afspraken maken en monitoren, of iedereen zich eraan houdt (wildgroei aangemaakte Teams) of Teams toch dichtzetten en aanmaken centraliseren. De grootste uitdaging blijft vooral Adoptie. Wat is Teams en hoe gebruik je het? Hoe werk je samen en hoe werk je met data in Teams? Hoe groot of hoe klein de organisatie ook is, succes valt en staat bij de juiste start en kennis van gebruik. 

10. Zitten er functionele verschillen tussen Teams en Teams for Education? 

Naast het verschil in licentie is Teams voor Educatie ook echt gericht op lesgeven en docenten/studenten. Sterker nog een O365-omgeving voor Educatie is anders dan een standaard omgeving. Verschillen in naamgeving van functies, starten van lessen en aansluiting op software van derden. Teams voor studenten (klassen) of enkel voor docenten. Zie de volgende artikelen voor functies:  

Microsoft Teams for education 

Een teamtype om mee samen te werken kiezen in Microsoft Teams

11. Kan iedereen Educatie aanvragen of zitten daar voorwaarden aan vast? 

Er zijn voorwaarden. Bij de aanvraag zal Microsoft een scan doen op bestaansrecht. 

12. Wat is het verschil tussen O365 en Teams? 

O365 is feitelijk je hele Microsoft omgeving (Tenant), met als een van de onderdelen (apps) Teams. Net als je ook kan beschikken over Word, Excel, OneDrive. 

13. Aan wat voor minimale technische eisen moet je aan voldoen om Team ad hoc te kunnen gebruiken? Zijn AzureAD/Exchange Online en SharePoint Online allemaal nodig? 

Dit is een zeer technische vraag. Je er zijn wel zaken om je bewust van te zijn en afhankelijk van de besproken Governance punten zal er op meerdere plekken in je omgeving zaken doorgevoerd moeten worden. Om een concreet antwoord te kunnen geven op deze vraag is het verstandig met ons te bellen zodat we het gesprek kunnen aangaan en eventueel een technische collega kunnen laten aanhaken om het antwoord te verduidelijken. 

14. Hoe zit het met de veiligheid? NEN7510 en ISO27001?

Alle Microsoft datacenters (en daarmee ook de BRaaS oplossing van AvePoint) zijn volgens de hoogste standaarden gecertificeerd. Daarmee is de opgeslagen data en communicatie verzekerd van beveiliging. Natuurlijk is het wel van belang om je infrastructuur en toegang tot O365 betreft beveiliging onder de loop te nemen (MFA, data encryptie op devices en in de cloud (standaard)) Er zijn vele opties om de omgeving, apparaten en je data veilig te stellen. Houdt hierbij altijd in het achterhoofd dat de eindgebruiker nog zijn/haar werk moet kunnen uitvoeren. 

15. De verwarring op dit moment is dat mensen het verschil niet weten tussen het organiseren van een meeting in TEAMS en het maken van een TEAMS 

In zo'n geval is het verstandig allereerst te zorgen voor het dichtzetten van Teams. Dan voorkom je de wildgroei en kan er bij aanvragen van een Team doorgevraagd worden of er überhaupt wel een Team nodig is (kan het ook een meeting zijn of een kanaal?). Verder is dan Adoptie/instructie van groot belang. Het is een stuk opvoeding van je gebruikers. Onze adoptieconsultants kunnen hier goed over adviseren. 

16. Ik vind dat ieder TEAM per definitie de mogelijkheid moet hebben een externe toe te voegen als dat nodig is. Anders gezegd: je weet vandaag niet of je morgen een externe wilt uitnodigen. 

Klopt! En meestal is het ook gewoon beschikbaar, er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen. Dit kan te maken hebben met het soort bedrijf en welke data/gegevens zij verwerken. Daarbij kun je gastentoegang toch toestaan, maar iets meer beperken zonder dat je inlevert op de functionaliteiten en het werkproces. 

17. Wanneer kunnen we de kanaalnaam 'Algemeen' en 'General' wijzigen? 

Dit is in de nabije toekomst niet mogelijk. We weten dat er vragen zijn om dit wel te kunnen, maar de vraag is of en wanneer Microsoft hier gehoor aan geeft. Alternatief is om niets te doen met dit standaard kanaal en je eigen kanalen ernaast te zetten voor communicatie en bestanden. Sommige organisatie gebruiken dit Algemeen kanaal enkel voor Team breder niet specifieke communicatie (in de zin van... hoe was jullie weekend o.i.d.). 
18. Hoe maak je zo'n rechtengroep aan? 

Een O365 securitygroep is simpel in het beheercentrum van O365 te maken. De combinatie met dichtzetten van Teams is echter een serie van handelingen met scripting (powershell) en de rechtengroep. Mocht je hier meer over willen weten dan kun je altijd contact met ons opnemen. 

19. Is de HUB voor beheer standaard of van een externe partij? 

De getoonde HUB voor BRaaS en Governance is van AvePoint. 

20. Adviseer je om bestanden te synchroniseren naar de explorer? Of is het aan te raden om altijd documenten online te benaderen? 

Standaard adviseren we dit niet, vooral vanwege de datatoename op het apparaat of de server. Als je op een apparaat data zet en ook al is die data gesynct… het staat toch op het apparaat mocht deze 'zoek' raken. De sync kan wel handig zijn voor specifieke afdelingen/functies/rollen. Maar houdt dit dan beperkt. 

21. Is er een verschil tussen een groep en Team? In Stream wordt groep genoemd, terwijl dat mijn Teams zijn. 

Ze zijn apart van elkaar te gebruiken en bij de aanmaak van een Team wordt er onderwater ook een SharePoint Teamsite gemaakt met een O365 Groep. Op deze site wordt dit heel duidelijk uitgelegd: Office 365 Groups and Teams 

Moderne werkplek
> Lees meer
Backup & restore
> Lees meer